Automatisierung im Rechnungswesen
15. November 2018
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Achtung Steuerberater: Machen Sie Ihre Kanzlei GoBD-fest!

Seit der Veröffentlichung der „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ Mitte der 90er Jahre beschäftige ich mich mit Regelwerken zur datenverarbeitungsgestützten Buchführung. Mitte 2001 erschienen dann die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“. Beide Schreiben
wurden von den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ abgelöst, die einigen Kollegen noch etwas Unbehagen bereiten.

Das Thema findet jetzt zunehmend Beachtung, da die GoBD nun für einen zusammenhängenden Prüfungszeitraum von drei Jahren (2015 bis 2017) gelten und die ersten Außenprüfungen anstehen. Also der richtige Zeitpunkt, das Thema erneut aufzugreifen.

Hier ein Vorschlag, wie Sie in wenigen Schritten die GoBD umsetzen können, ohne gleich Ihre ganze Kanzlei auf den Kopf zu stellen:

Worum geht es?
Die Buchführung kannte schon immer klare Regeln. Diese werden jetzt für ein digitales Umfeld erläutert und modifiziert:
– Die Handhabung von Belegen und die Transformation von analog zu digital werden beschrieben.
– Regeln für die bei digitaler Unterstützung der Buchführung notwendigen Prozesse und deren Protokollierung werden dargelegt.
– Die technische Beschreibung der eingesetzten Soft- und Hardware und deren laufende Modifizierungen müssen bereitgehalten werden.
– Die verschiedenen Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung auf die Daten müssen gewährleistet sein.

Was bedeutet das konkret?
Ohne die konsequente Umsetzung der GoBD besteht für Sie grundsätzlich ein Risiko. Die Finanzverwaltung kann bei Nicht- oder unvollständiger Beachtung der GoBD künftig grundsätzlich leichter Sanktionen in Form von Zuschätzungen und Verzögerungsgeld festsetzen. Kumulieren
materielle und formelle Fehler und führen zu einer Steuerverkürzung, fehlt bei Nichtbeachtung der GoBD ein bußgeld- milderndes Argument. Um bei Betriebsprüfungen Sicherheit zu haben, sollten Sie die formalen Vorschriften der EDV-gestützten Buchhaltung eingehalten, die GoBD selbst umgesetzt haben. Soweit Sie die GoBD also nicht zur Gänze beachten, besteht Handlungsbedarf.

Was ist zu tun?
Die Regeln zu verstehen und „sinnvoll“ umsetzen, ist unumgänglich. Danach gilt es, am Ball zu bleiben, um die Einhaltung der GoBD zu überwachen und an Veränderungen laufend anzupassen.
Diese Veränderungen ergeben sich permanent z. B. durch Updates der eingesetzten Software, geänderte Kanzleiprozesse, Entwicklung der GoBD durch weitere Verwaltungsanweisungen
und zu erwartende Rechtsprechung.

Welche Schritte sind zu veranlassen?
Im ersten Schritt sollten Sie die Vorschriften zur DV-gestützten Buchhaltung (GoBD, GoBS und GDPdU) rekapitulieren. So werden Sie sich darüber klar, welche Anforderung
die Finanzverwaltung stellt.

Für mich galt dabei der Grundsatz: Vom Groben zum Feinen. Zuerst habe ich eine Stoffsammlung angelegt, um zu analysieren, welche Programme und welche Hardware, also welche Datenverarbeitungssysteme, im Einsatz sind. Wo sind die technischen Beschreibungen − auch für die
Schnittstellen zwischen den Systemen − dazu hinterlegt? Das ist in Steuerberatungskanzleien noch recht übersichtlich. Mandanten haben da oft umfangreichere Vor- und Nebensystem, wie z. B. komplexe Materialwirtschafts-, Zahlungsverkehrs- und Dokumentenmanagementsysteme.

Überprüfen Sie, ob Sie in der Kanzlei den allgemeinen Anforderungen, wie sie in Textziffer 3 der GoBD genannt sind, und den Regeln für das Belegwesen und den Aufzeichnungen der Geschäftsvorfälle tatsächlich genüge tun. Soweit Sie noch kein internes Kontrollsystem (IKS)
haben, sollten Sie ein solches einrichten. Eine gute Hilfestellung dazu bieten die Hinweise der Bundessteuerberaterkammer.

Prüfen Sie, welche Maßnahmen Sie zur Datensicherheit getroffen habe und dokumentieren Sie sie.
Verschaffen Sie sich Klarheit, inwieweit Sie Änderungen protokollieren und Ihre Daten unveränderbar sind. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) erleichtert dies.

Werden auf elektronischem Wege erhaltene Dokumente auch elektronisch aufbewahrt und wie werden Papierdokumente gescannt? Wichtig ist hier eine genaue Beschreibung der Arbeitsschritte in einer Verfahrensdokumentation.

Abschließend prüfen Sie, ob neben der Datenträgerüberlassung auch die anderen Zugriffswege, welche die GoBD vorsehen, für den Betriebsprüfer möglich sind oder richten diese ein.

Fazit
Die konsequente Umsetzung der GoBD in einer Steuerkanzlei bringt große Vorteile. Quasi als Nebeneffekt erschließen Sie betriebswirtschaftliche Vorteile durch mehr Effizienz, Prozessqualität und niedrigere Kosten – ganz zu schweigen vom Zugewinn an Überblick. Zugleich erweitern Sie Ihr Praxiswissen beim Thema GoBD für Ihre Mandanten. Wagen Sie sich ran!

Erfahren Sie mehr über die Vorteile einer GoBD-konformen Kanzlei